Die Modernisierung Deutschlands entscheidet über seine Zukunftsfähigkeit. Eine leistungsfähige, digitale Verwaltung ist keine optionale Komfortfrage. Sie ist Grundlage für Vertrauen, Teilhabe und Wettbewerbsfähigkeit.

Die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht, dass Verwaltungsleistungen so einfach und schnell funktionieren wie digitale Services in der Wirtschaft. Dafür müssen wir Technologien nutzen, die Prozesse vereinfachen, Daten intelligent verbinden und Fachkräfte entlasten.

Trotz vieler Initiativen bleibt die öffentliche Verwaltung in Deutschland noch zu oft hinter den Erwartungen zurück:

• Unterschiedliche Fachverfahren erzeugen Silos.
• Medienbrüche belasten Bürger und Verwaltung gleichermaßen.
• Datenqualität und Nachvollziehbarkeit sind nicht auf dem Stand, den eine moderne Demokratie benötigt.
• Und: Wir verlieren wertvolle Zeit durch komplexe, individuelle Integrationsprojekte.

Das Ergebnis ist, dass Verwaltungsdigitalisierung häufig in der Oberfläche sichtbar wird, aber zu wenig Wirkung entfaltet.

Eine Plattform, die Daten, Workflows und Erfahrungen konsolidiert.

Wir brauchen eine Plattform, die drei Kernelemente zusammenführt:

1. Workflows, die Ende-zu-Ende abbilden, was Bürgerinnen, Unternehmen und Verwaltung benötigen.
2. Daten, die über Ressorts hinweg nutzbar und transparent werden.
3. Künstliche Intelligenz, die entlastet, beschleunigt und Qualität erhöht.

Das nennen wir eine Low-Code Workflow Data Fabric Platform. Diese hat eine moderne Verwaltungsarchitektur, die auf Standards setzt. Verwaltungen sind in der Lage, diese schnell einzuführen. Gleichzeitig erfüllen sie höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.

Dank der Rahmenvereinbarung für die ServiceNow Low-Code-Lizenzen und Implementierungen haben öffentliche Auftraggeber die Möglichkeit, ihre Prozesse noch schneller und effektiver zu transformieren.

Wie es ServiceNow als Technologie-Grundlage lösen kann.

Die Entwicklungen in verschiedenen Ländern zeigen deutlich, dass der Einsatz digitaler Technologien zur Vernetzung von Daten, Prozessen und der Interaktion der Bürger mit der Verwaltung für eine moderne Verwaltung von größter Bedeutung ist.

Estland beispielsweise hat mit seiner X-Road-Infrastruktur und dem „Once-Only“-Prinzip, wonach Bürger Informationen nur einmal bereitstellen müssen, sehr gute Erfahrungen gemacht. Fast alle Behördendienstleistungen sind mittlerweile online verfügbar. Dies erleichtert den Bürgern und Verwaltungen die Arbeit und verkürzt zudem die Bearbeitungszeiten.

Workflows

Die Plattform ist darauf ausgelegt, Integration, Workflow-Modellierung und Datenmanagement in einem System zu vereinen. Mit IntegrationHub können Sie Standardprotokolle wie XÖV oder OSCI nutzen, um eine Verbindung zu bestehenden Fachverfahren herzustellen, sodass Sie kein Geld für individuelle Schnittstellenprojekte ausgeben müssen.

Untersuchungen zeigen, dass diese standardisierten Integrationen eine der wichtigsten Möglichkeiten sind, um Kosten zu senken und die Projektumsetzung im öffentlichen Sektor zu beschleunigen.

Mit dem Flow Designer von ServiceNow lassen sich Prozesse visuell darstellen. Nicht nur durch IT-Abteilungen. Fachabteilungen werden aktiv in die Erstellung der digitalen Verfahren einbezogen. Studien zu Low-Code-Methoden zeigen, dass diese Prozesse um durchschnittlich 20 bis 30 % beschleunigen können, da das Wissen von Experten genutzt und Übersetzungsfehler reduziert werden.

Daten

Die CMDB, eine Datenstruktur-Ebene, schafft eine zentrale Datenbank, die für Transparenz und Übersichtlichkeit sorgt. Dies ist besonders wichtig in der Bundesregierung.

Ein Bericht der OECD (einer Gruppe überwiegend wohlhabender Länder, die zusammenarbeiten, um Wirtschaftswachstum und Handel zu fördern) über Estland besagt, dass eine starke Dateninfrastruktur der Schlüssel zu einer effizienteren Regierung ist. Denn sie reduziert Fehler und ermöglicht die mehrfache Verwendung von Daten.

Künstliche Intelligenz

Schließlich eröffnet Now Assist, die generative KI von ServiceNow, konkrete Entlastung im Arbeitsalltag: Anträge können vorsortiert, Dokumente automatisch zusammengefasst und Informationen schneller gefunden werden. Internationale Pilotprojekte, u. a. in Skandinavien und den USA, berichten hier von signifikanten Verkürzungen der Bearbeitungszeiten, was direkt auf Bürgerzufriedenheit und Ressourcenschonung einzahlt.

In Summe bietet ServiceNow damit nicht nur einzelne Werkzeuge, sondern eine plattformbasierte Architektur für digitale Verwaltung, die nachweislich auf internationalen Erfahrungen aufbaut: Integration wird schneller, Prozesse werden kürzer, Daten sicherer – und die Verwaltung spürbar wirkungsvoller.

Zusammenfassend, bietet ServiceNow folgende Fähigkeiten, die die aktuelle Herausforderungen meistert:

• IntegrationHub ermöglicht standardisierte Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren (z. B. XÖV, OSCI).
• Mit Flow Designer können Prozesse visuell gestaltet werden – ohne tiefes Programmierwissen.
• Die CMDB als Data Fabric Layer sorgt für Datenqualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Mit Now Assist steht KI bereit, die Anträge vorsortiert, Informationen verdichtet und Sachbearbeitende unterstützt.
• Security und Compliance sind auf international anerkannten Standards (DSGVO, ISO, IT-Grundschutz) verankert.

Technologie ist das Fundament. ServiceNow liefert die Plattform, die Bausteine. Doch erst die Umsetzung entscheidet darüber, ob Bürger:innen am Ende wirklich schneller einen Pass beantragen können, ob Anträge rechtssicher und effizient bearbeitet werden – und ob Mitarbeitende entlastet werden.

Genau hier setzt Teiva Systems an: Wir übersetzen Technologie in funktionsfähige, messbare und sichere Verwaltungslösungen.

• Wir entwickeln Referenzarchitekturen speziell für den öffentlichen Sektor.
• Mit unserem phasenweisen Rollout-Modell („Build Foundation“, „Go Live Easy“, „Grow & Scale“) sorgen wir für pragmatische, planbare Einführung.
  • Einführung von 2–3 konkreten OZG-Leistungen (z. B. Führerscheinbeantragung, Meldebescheinigung, Elterngeld).
  • Implementierung von Self-Service-Portalen für Bürger:innen (inkl. responsivem Design, Barrierefreiheit, DE-Mail/ID-Integration).
  • Integration von Zahlungs- und Postausgangsdiensten (E-Payment, Zustellung, E-Akte).
  • Monitoring-Dashboard für Prozessdurchlaufzeiten, Antragsvolumen und Fehlerquote.
  • Pilot für KI-Unterstützung (Now Assist), z. B. automatische Klassifizierung eingehender Anträge.
  • Ergebnis: Bürger:innen können erste Verwaltungsleistungen vollständig digital abwickeln, Mitarbeitende arbeiten mit einer stabilen, transparenten Plattform.
• Über Application Managed Services (AMS) stellen wir sicher, dass Systeme stabil, sicher und kontinuierlich verbessert betrieben werden.
  • 24/7-Monitoring aller Integrationen und Workflows.
  • Release- und Upgrade-Management nach ServiceNow-Standards (zwei Major-Releases pro Jahr).
  • Incident- und Problem-Management mit garantierten Reaktionszeiten (P1/P2 >95 % SLA).
  • Kontinuierliche Verbesserung (KVP-Workshops, Roadmap-Updates, Performance-Tuning).
  • Ergebnis: Ein sicherer, stabiler, planbarer Betrieb, der Verwaltungen entlastet und Innovation ermöglicht.
• Wir bringen Erfahrung aus Projekten mit internationalen Verwaltungen ein und kombinieren diese mit den Besonderheiten der deutschen Verwaltungsstrukturen.

So wird aus Technologie ein funktionierender, belastbarer Bestandteil moderner Staatsmodernisierung.

Zusammenfassung

Deutschland braucht einen klaren Schritt: weg von Insellösungen, hin zu einer durchgängigen digitalen Infrastruktur für die Verwaltung.

Die LowCode Workflow Data Fabric Platform ist dabei kein theoretisches Konstrukt, sondern ein pragmatischer, erprobter Weg, der:

• Bürgerinnen und Bürger entlastet,
• Mitarbeitende in Verwaltungen unterstützt,
• und gleichzeitig Vertrauen in die Handlungsfähigkeit des Staates stärkt.

Mit ServiceNow als technologischer Basis und Partnern wie Teiva Systems an der Seite können wir diesen Weg konsequent gehen. Das ist der Anspruch moderner Staatsmodernisierung: Wirkung für die Menschen, Sicherheit für den Staat, und Effizienz für alle Beteiligten.

Kostya Bazanov, Managing Director, Oct 16, 2025

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