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Generic Workflow – „Eine einfache Möglichkeit, Statistiken über die Qualität der für Kunden erbrachten Dienstleistungen zu sammeln“

AUFGABEN

Parallele Erstellung und Abstimmung von Aufgaben innerhalb eines gemeinsamen Workflows.
Verhinderung des Verschwindens von Werten nach der Genehmigung.
Erstellung von Berechtigungen auf verschiedene Weise zur Erfüllung benutzerdefinierter Anforderungen.

GESCHÄFTSVORTEILE

Die „Markteinführungszeit“ für die Erstellung von Katalogelementen wurde von durchschnittlich 5 auf 1,5 Stunden verkürzt.
Die Platzierbarkeit neuer Katalogelemente in Prod wurde um 50% erhöht.
Das Konzept ermöglicht kleinere Anpassungsänderungen, wie z. B. das Ersetzen einer Genehmigungs- oder Zuweisungsgruppe direkt in Prod.
Entwicklerzeit kann durch den Austausch von Entwicklern durch Administratoren wiederverwendet werden.

ARBEITSABLAUF

Einer der führenden europäischen Anbieter intelligenter IT-Lösungen musste die Erstellung eines Servicekatalogs beschleunigen und die „Markteinführungszeit“ minimieren. Insbesondere war eine Lösung erforderlich, die den Servicekatalog vereinfacht und bewahrt, um Verwirrung bei der Kategorisierung der Endbenutzer zu vermeiden und die Erstellung und Implementierung neuer Elemente zu vereinfachen, ohne sich zu sehr auf den Katalogkonstruktor zu verlassen.

Darüber hinaus gibt es viele andere Organisationen, die den Prozess der Erstellung neuer Elemente im Servicekatalog vereinfachen möchten und dies lieber schnell tun möchten, ohne auf Entwickler und ihre Zeit angewiesen zu sein. Natürlich wissen wir, dass ServiceNow uns die Möglichkeit gibt, den Katalogkonstruktor zu verwenden, um Entwickler beim Erstellen neuer Kataloge zu entlasten. Dieses Konzept weist jedoch erhebliche Einschränkungen auf und wird nicht immer mit Bedacht verwendet. Daher benötigen Organisationen eine Alternative, um die Erstellung neuer Verzeichnisse zu vereinfachen, ohne Entwickler übermäßig zu belasten.

Um diesem von einem unserer Kunden geäußerten und vermutlich von vielen anderen geteilten Bedarf gerecht zu werden, hat Teiva Systems das Konzept eines wiederverwendbaren und konfigurierbaren Workflows entwickelt, der verwendet werden kann, um regelmäßig viele neue Elemente für einen Servicekatalog zu erstellen und sich dabei auf Administratoren, nicht auf Entwickler, zu verlassen.

LÖSUNG

Generic Workflow wurde entwickelt, um einen wiederverwendbaren, benutzerfreundlichen Servicekatalog-Workflow zu erstellen, der es Administratoren ermöglicht, Genehmigungsschritte und -aufgaben, die Teil des Gesamtworkflows sind, einfach in Konfigurationstabellen zu erstellen und zu schreiben.

Das Konzept ermöglicht die Erstellung von Vereinbarungen für einen einzelnen Benutzer, eine Gruppe von Benutzern, einen vorausgewählten Wert einer Variablen in Form eines Katalogs sowie das Skripting für komplexere Anwendungsfälle. Es ermöglicht auch, eine Reihenfolge von Genehmigungen beizubehalten und bei Bedarf zu parallelisieren. Bemerkenswert ist außerdem, dass das gut funktionierende Konzept von ServiceNow unverändert bleibt, das es Benutzern ermöglicht, Anfragen unabhängig von den anderen Teammitgliedern einzeln zu genehmigen oder abzulehnen, ohne auf eine Aktion jedes Teammitglieds warten zu müssen.

Bei den Aufgaben ist das Konzept ähnlich: man kann Aufgaben vorkonfigurieren, indem man ihre Aufgabengruppe und Kurzbeschreibung ausfüllt, und die Reihenfolge ihrer Erstellung im Workflow organisieren. Die parallele Erstellung von Aufgaben und Genehmigungen ist auch möglich.

Genehmigungen und Aufgaben sind vorkonfiguriert, und es ist auch möglich, eine Filterung nach Standort oder Firma einzustellen, auf die nur ein bestimmtes Katalogelement angewendet wird. Dies bedeutet, dass ein bestimmtes Katalogelement von einer Gruppe von Personen angezeigt werden kann, die bestimmte Kriterien erfüllen, um es anzuzeigen und zu verwalten. Sie können auch eine automatische Bestätigung definieren und einfach Aufgaben verwenden, um mit der Anfrage fortzufahren, wenn Sie sie so verwenden.

Die Hauptvorteile dieses Konzepts sind, dass es im Vergleich zum Artikelersteller auf allen Instanzen gründlich getestet werden kann, bevor der gewünschte Artikel auf Prod trifft, und es gibt keine Unordnung in den Servicekatalogkategorien durch unkontrollierte Anforderung neuer Kategorien von Katalogredakteuren und Manager, wodurch man auf den Objektkonstruktor verzichten kann.

Natalia Kyzyurava, ServiceNow Solution Consultant, Sep. 21, 2021

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