Effiziente Beschaffung der Low-Code / No-Code Platform ServiceNow für die öffentliche Hand ist jetzt ab möglich

Following article is in German language as it targets German public entities.

ServiceNow hat den Zuschlag für die intraföderale Rahmenvereinbarung “Low-Code-Plattformen für die öffentliche Hand” im LOS 2 erhalten, die Bund, Ländern und Kommunen die Beschaffung von Lizenzen, Schulungen und Betriebs-Einstellungen ermöglicht. Was das ist, warum das ein wichtiger Meilenstein für die Digitalisierung der öffentlichen Diensten ist und wie man davon profitieren kann, werdet ihr im folgenden Artikel erfahren. 

Details der Rahmenvereinbarung

Die Rahmenvereinbarung für den Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund), mit einem Budget von 150 Millionen Euro, hat eine Laufzeit von vier Jahren mit zwei optionalen einjährigen Verlängerungen. Diese Vereinbarung ist darauf ausgelegt, allen öffentlichen Auftraggebern gemäß Paragraph 99 GWB zu dienen, einschließlich Entitäten mit mehr als 50% öffentlicher Beteiligung.

Das ITZBund wurde 2016 gegründet und dient als zentraler IT-Dienstleister für die deutsche Bundesverwaltung. Die Aufgaben des ITZBund umfassen die Bereitstellung und den Betrieb moderner IT-Lösungen für die Bundesverwaltung. Mit rund 4.400 Mitarbeitenden an 12 Standorten betreut das ITZBund über 200 Behörden und circa 138.500 IT-Arbeitsplätze. 

Der Hauptsitz befindet sich in Bonn, mit weiteren bedeutenden Standorten in Städten wie Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Ilmenau, Karlsruhe, Köln, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden​ (Itzbund)​​ (Itzbund)​. 

Welche Vertragsarten und Dienstleistungen werden abgedeckt?

Innerhalb dieser Rahmenvereinbarung gibt es drei Vertragstypen, die für die Beschaffung und Betrieb von ServiceNow relevant sind:

1. EBV-IT Überlassung:
   • Für Abnahme und Nutzung der Lizenzen, wenn man ServiceNow im eigenen Rechenzentrum betreibt.
2. EBV-IT Cloud:
   • Für Abnahme und Nutzung der Lizenzen, wenn man die Low-Code Platform im ServiceNow Rechenzentrum nutzt.
3. EBV-IT Dienstleistung:
   • Für Dienstleistungen und Schulungen rund um ServiceNow Plattform, z.B. durch externe Implementierungspartner wie Teiva Systems.

Wer kann denn der Behörden bei der Implementierung helfen?

ServiceNow arbeitet mit mehreren Subunternehmern bzw. Partnern zusammen. Sie verfügen gemeinsam über fast 2000 zertifizierte deutschsprachige Spezialisten, die für die Inbetriebnahme und Schulungen zur Verfügung stehen.

Auch Teiva Systems steht mit ihrer Expertise aus den letzten 15 Jahren im ServiceNow Umfeld zur Verfügung. Wir bieten sowohl Beratung rund um ServiceNow Strategie und Architektur, als auch Umsetzung und Migration, sowie Support, Schulungen und kontinuierliche Verbesserung an.

Ein Implementierungspartner übernimmt das Design, Umsetzung, Datenmigration, Systemintegration und Betriebssetzung der Lösungen. Jede dieser Phasen benötigt spezifisches Wissen und Erfahrung aus ähnlichen Projekten. Die Implementierungspartner haben dafür Spezialisten, wie Projekt Manager, Solution Architekten, Business Analysten, Entwickler, Tester etc. Und da ServiceNow sehr verbreitet ist, gibt es solide Wissens- und Erfahrungsbasis, um den Auftraggeber schnell und effizient zu unterstützen und ihn mit bester Lösung zu versorgen.

Wie kann ich Leistungen bzw. ServiceNow Lizenzen abrufen?

Die Rahmenvereinbarung wird durch eine Dreiecksbeziehung zwischen ServiceNow, den Bündelungsstellen und den berechtigten Stellen strukturiert:

• ServiceNow schließt EVB-IT-Verträge mit den Bündelungsstellen ab.
• Bündelungsstellen sind die vertraglichen Kunden und gewährleisten die Nutzungsrechte für die berechtigten Stellen.
• Berechtigte Stellen erhalten Support und Unterlizenzen über die Bündelungsstellen.

Insgesamt gibt es 18 Bündelungsstellen, die berechtigt sind, Leistungen abzurufen. Unter anderem sind dies ITZBund, DIKOM, Zweckverband eGo-Saar, Govdigital eG und andere.

Wie kann ich ServiceNow Plattform betreiben?

Die Plattform kann auf verschiedene Weise betrieben werden:

Self-Hosted On Premise	Self-Hosted Cloud	Hosted ServiceNow
“Klassischer” Betrieb im eigenen  Rechenzentrum	Strategische Entscheidung (Near Cloud, BC, BPB)	Betrieb in den Rechenzentren von ServiceNow in Düsseldorf und Frankfurt (BSI  C5)

Welche Produkte, Lizenzen und Dienstleistungen kann man abrufen?

Die Rahmenvereinbarung ermöglicht den Abruf verschiedener Produkte und Dienstleistungen, die darauf abzielen, Prozesse zu optimieren und die Produktivität in verschiedenen Bereichen des öffentlichen Sektors zu steigern. Dazu gehören Module wie IT-Service-Management, IT-Sicherheitsmanagement und Hyper-Automatisierung.

ServiceNow IT-Service-Management und Case Management beinhalten Prozesse, wie Incident, Problem, Change Management, Wissensdatenbank, CMDB, und Request Fulfillment.

Im Rahmen von ServiceNow IT-Sicherheitsmanagement kann man Security Incident Response, Threat Intelligence, Configuration Compliance und andere nutzen, um die Cyber-Sicherheit der Organisation zu gewährleisten..

Unter Hyper-Automatisierung versteht ServiceNow die Möglichkeit, eigene Lösungen bzw. Apps zu konfigurieren, externe Systeme zu integrieren und kunden-spezifische Benutzererfahrungen (UX/UI) zu erstellen.

Welche Vorteile bringt die ServiceNow Low-Code / No-Code Platform?

Schnelle Unterstützung statt lange Wartezeiten:

Einrichtungen des öffentlichen Sektors können mit Hilfe von Low-Code-Lösungen schnell maßgeschneiderte Anwendungen entwickeln bzw. von Implementierungspartnern entwickeln lassen. Mit den Low-Code Apps werden die Arbeitsabläufe schnell optimiert und man kann die Engpässe im Prozess und in der Organisation vermeiden. Davon profitieren sowohl die Verwaltungen und Organisationen als auch letztendlich die Bürger – die Warteschlangen werden verkürzt und die Bereitstellungen beschleunigt. 

Services über alle Behörden hinweg vereinheitlichen:

Die Standardprodukte von ServiceNow, wie CSM und HRSD, ermöglichen eine Integration und Vereinheitlichung von fragmentierten IT-Systemen und Verbindung von verschiedenen Abteilungen. Durch die Reduzierung der Silos werden öffentliche Dienstleistungen schneller und effizienter durchgeführt. Man macht sich also gewappnet für den demographischen Wandel und wird in der Lage sein mit der gleichen oder kleineren Verwaltungsgröße mehr Bürger zu bedienen.

Experience verbessern:

Low-Code-Anwendungen, die man mit ServiceNow App Engine implementiert, ermöglichen es schnellere Bereitstellung von Dienstleistungen. Will man Anträge online erlauben, so kann man mit Portal und Mobile Lösungen innerhalb von wenigen Stunden oder Tagen umsetzen. Außerdem bekommen Außendienstmitarbeiter mit Mobile Lösung einen Zugriff auf die notwendige Informationen, um die Probleme schneller und effektiver zu lösen. So können sich die Bürger über eine bessere Servicequalität und die Mitarbeiter über die die einfache Tools erfreuen.

Weitere Informationen mit Beispielen im ServiceNow Blog.

Wie funktioniert die Rahmenvereinbarung und wie kann ich davon Gebrauch machen?

Die Rahmenvereinbarung erleichtert die Beschaffung erheblich und stellt sicher, dass alle öffentlichen Auftraggeber gemäß Paragraph 99 GWB optimal und kostengünstig mit Lizenzen und Dienstleistungen bedient werden. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Bündelungsstellen wird ein nahtloser Zugang zu Lizenzen, Schulungen und Unterstützung gewährleistet:

Um die Anwendung der Rahmenvereinbarung zu veranschaulichen, lasst uns ein Szenario betrachtet, in dem eine öffentliche Behörde Lizenzen und Dienstleistungen über den Rahmen beschafft. 

Der Prozess umfasst:

• Die öffentliche Behörde (Kunde) arbeitet mit einer sogenannten Bündelungsstelle zusammen und fragt dort nach den ServiceNow Lizenzen im ITSM, SecOps und Automation Umfeld an.
• Die Bündelungsstelle schließt einen Vertrag mit ServiceNow über den Umfang und Scope der Anfrage ab.
• Die Bündelungsstelle gewährleistet dem Kunden Nutzungsrechte, die den vollen Zugriff auf den Support und die Ressourcen von ServiceNow erhält.

Weitere Fragen und Antworten

• Sind die nicht-öffentlichen Entitäten berechtigt? Nicht-öffentliche Entitäten mit öffentlichen Kunden können den Rahmen über ihre öffentlichen Partner können vom Rahmenvertrag ebenfalls profitieren.
• Welche Plattform Funktionen sind auswählbar? Die Bündelungsstelle hilft dabei, die Anforderungen des Kunden mit den passenden Plattform Optionen im Rahmen des Vertrags abzustimmen.
• Wie ist die Vertragsdauer? Die Rahmenvereinbarung stellt sicher, dass alle Verträge mindestens ein Jahr über das Ablaufdatum der Rahmenvereinbarung hinaus weiterlaufen, um Kontinuität für laufende Projekte zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die Rahmenvereinbarung mit ITZBund vereinfacht nicht nur die Beschaffung, sondern sorgt auch für Kontinuität und Flexibilität. Die Möglichkeit für nicht-öffentliche Entitäten, über ihre öffentlichen Partner auf die Rahmenvereinbarung zuzugreifen, erweitert zudem den Nutzen dieser Vereinbarung.

In weiteren Artikeln gehen wir in die Details einzelner Themen und Fragen Rund um Beschaffung, Umsetzung und Nutzung von ServiceNow Platform für den öffentlichen Sektor in Deutschland.

Kostya Bazanov, Managing Director, Juni 26, 2024

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